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青岛办公家具文件柜的整理原则

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一、按年度和活动内容排列顺序和保管期限,同一活动事件的文件相对集中,并以文件形成时间先后,并兼顾文件的重要程度等因素进行排列。

三、关于文件盒进行必要的编号,按一个年度一个流水号原则写。采用中文4位数编号,如0102,前两位01代表文件柜的编号,后两位是文件的实际编号,若01号文件柜有8个文件,从0101到0108进行编号,02号文件柜继续上次的编号,如0209即代表02号文件柜的第一个文件盒。

四、装盒可根据需要选择档盒的厚度,并在盒脊设置项目中填写年度、盒号,分属大类等必备项。有必要的话可制作一个简单的文件说明表或文档形式的小纸片,放在盒内文件的最后,既不妨碍查询,又有助于了解文件盒的具体内容,如无必要,则略去这一步骤。

五、 原则上,青岛文件柜内部的物品文件取出应由当日办公室值班人员操作,使用完毕放回原处。如有变动,在工作交接本上做好记录,方便次日值班人员了解情况。办公室成员务必尽量熟悉文件柜内的物品放置。禁止私人性质带出或毁坏文件柜内相关资料。

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